Aunque el Internet es una alternativa que muchas empresas han considerado para guardar sus archivos físicos, a veces también es necesario para ellas tenerlos presencialmente por la relevancia con la que cuentan. Claramente, aunque en la actualidad la tecnología y almacenamiento en la nube ha permitido contar con copias de diferentes documentos en Internet, siempre será imprescindible que las empresas cuenten con el respaldo físico de los respectivos archivos que deben perdurar a través del tiempo y de igual modo, son indispensables para tener todo en regla frente a entidades gubernamentales y privadas, como la DIAN y otros entes. En la siguiente nota OIKOS Storage te compartirá consejos prácticos que te ayudarán a realizar tu autoalmacenaje de archivos, sigue leyendo.
Consejos para optimizar el autoalmacenaje de documentos y archivos
En toda compañía hay archivos importantes de cada área, pero a veces es posible que pasen por alto conservar los documentos empresariales en buen estado y mantenerlos en orden. Esto debe ser una prioridad, ya que es posible que haya contratos, garantías, información contable y tributaria, etc. de por medio. Por eso, si quieres efectuar de manera exitosa el almacenamiento de documentos físicos, ten en cuenta estas recomendaciones.
- ¿Qué voy a guardar y que no?
Esta es una pregunta que debes hacerte y tomar la decisión adecuada para que almacenes lo estrictamente necesario. Ten presente que hay algunos documentos que incluyen información personal y de pago.
- Utiliza etiquetas
Como en todo proceso de almacenamiento, un consejo verídico es que agrupes los documentos en una carpeta u organizadores para que después los etiquetes y puedas identificarlos fácilmente. Siempre piensa en esto para el momento que necesites acceder a ellos y verás lo efectivo que resultará.
- Almacena tus archivos verticalmente
Se ha comprobado que guardar los documentos de forma vertical es muy práctico, pero no solo eso, si usas cajas de plástico le brindarán resistencia por un largo tiempo.
- Tener los documentos en una bodega
Es normal que las empresas después de un tiempo considerable tengan un cúmulo de archivos. Por eso, se ha demostrado que una forma de almacenarlos efectivamente es el alquiler de minibodegas. Con el uso de ellas podrás optimizar el espacio de tu empresa y conservarás tus documentos en las mejores condiciones posibles.
¿Cómo elegir la mejor solución de autoalmacenaje para documentos y archivos en tu empresa?
Cuándo tomas la decisión de utilizar bodegas pequeñas en arriendo en Bogotá norte estás adquiriendo posibilidades para que se almacenen tus documentos en un espacio que ha sido pensado en tu necesidad, además que los estará protegiendo del sol y la lluvia, humedad, polvo y suciedad.
También, llevarás un ciclo óptimo de los documentos para el momento que necesites acceder a ellos, respondiendo asertivamente a los compromisos que requieran de la documentación correspondiente. Por otro lado, contemplarás mejor su valor y permanecerán el tiempo que necesites.
Ahora, según la Ley General de Archivos o Ley 594 de 2000 hay que cumplir con 3 tipos de almacenamiento para archivos empresariales. Estos son:
- Archivo público
Se trata de documentos oficiales derivados del servicio público de las entidades privadas.
- Archivo privado de interés público
Son los que tienen valor por su historia, investigación, ciencia o cultura relacionada con el interés público.
- Archivo total
Sigue un ciclo vital de los documentos donde se hace archivo de gestión, archivo central e histórico.
Entonces, si estás buscando que la productividad de tu empresa no se detenga, implementar este tipo de soluciones en tu compañía te ayudará a tener un mejor flujo de trabajo. Asimismo, aumentarás la eficiencia de tus actividades.
Por eso, OIKOS Storage como expertos en autoalmacenamiento en bodegas y respaldo para que protejas tus valiosos registros o documentos, te ofrece la posibilidad de contar con las versiones originales, copias si es necesario, entre otros archivos importantes que requieras conservar. Tenemos una amplia experiencia en alquileres de bodegas para que toda empresa pueda organizar su documentación correspondiente.
Con OIKOS Storage: más servicios, más posibilidades
Gracias a nuestro compromiso con las empresas y negocios hemos logrado convertirnos en el aliado perfecto en cuanto a minibodegas en alquiler y por supuesto, servicios complementarios que apoyan su estadía en nuestras instalaciones. Es por esta razón que no deberás preocuparte por:
1. El tiempo que permanezca tu documentación en nuestras instalaciones será proporcional al pago de la unidad de almacenamiento. De la misma manera, no existirán cláusulas de permanencia, ni contratos difíciles de terminar. Tú solo haces uso del espacio por el tiempo que lo creas necesario.
2. Nuestro equipo humano y personas capacitadas se encuentran a tu disposición para cuando requieras de más de nuestros servicios complementarios. Por ello, podrás contratarlos cada que los crea pertinentes.
3. El tamaño de las minibodegas oscilan entre 1m³ y los 300m³, para que la cantidad de archivos que decidas almacenar cuenten con el espacio pertinente y justo.
4. Las instalaciones de minibodegas en Chapinero, Calle 80, El Lago y en otras ciudades como Barranquilla y Cali, le brindan la seguridad y atención pertinente a cada uno de tus archivos y documentos, ya que se encuentran especialmente construidas de techo a piso en cemento o fibrocemente y los acabados perfectos para que solo quien tenga las llaves de la unidad pueda acceder sin inconvenientes.
5. Adicionalmente, los complejos de bodegas para arrendar cuentan con circuito cerrado de televisión y servicio de monitoreo constante, lo que permite una buena seguridad y atención sobre la unidad de almacenamiento.
Nuestra experiencia y especial cuidado que tenemos con tus pertenencias y archivos nos hace posicionarnos como la opción perfecta para que pienses en proteger los documentos más valiosos de tu empresa en nuestras instalaciones de minibodegas en arriendo en Bogotá y otras sedes. Contáctanos y déjanos, brindarte la mejor logística y todos los servicios complementarios que tu compañía requiere.
Artículo tomado de OIKOS Storage.
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