Un problema común que comparten muchas empresas es no saber en dónde almacenar el archivo que, por su importancia, no se puede desechar. Por eso hoy, OIKOS Storage te trae algunos consejos para que logres despejar espacio en tu sitio de trabajo, sin deshacerte de documentos valiosos.
¿Qué empresa no está llena de documentos? Generalmente, la acumulación de papeles y archivos importantes dentro de una compañía es común, sobre todo porque no pueden ser desechados por su vital importancia. Definitivamente, un lugar para el almacenamiento de archivos físicos te ayudará a guardar cada registro de la manera correcta.
Lo más importante del almacenamiento de documentos es que estén de manera organizada y en un espacio con las características que te permitan cumplir con los mejores métodos de almacenamiento.
Es así como debería estar tu archivo empresarial
Hay que seguir unos pasos que te ayudarán a tener un archivo eficiente, ordenado y con todo lo necesario para gestionar tus procesos:
• Hacer una categorización de tus archivos.
• Contar con una correcta administración de los archivos (materiales, espacios, etc.).
• Gestionar todos los documentos (capacitaciones, procesos de archivos, entre otros).
¿Cómo puedo almacenar archivos de forma correcta?
A continuación, te daremos una lista con una serie de tips que deberás tomar en cuenta para que el almacenamiento de tus archivos en minibodegas tengan los mejores resultados:
1. Busca materiales que ayuden a conservar tus documentos, como carpetas que sean resistentes a cualquier agente externo. Por lo general, suelen usar ganchos de plástico para evitar que los papeles se llenen de óxido.
2. Cuenta con cajas especiales para el almacenamiento de archivos, son ideales para prevenir roedores o contacto con polvo y humedad.
3. Sin importar el tipo de sistema para archivar en las bodegas de almacenaje, lo importante será marcar todo lo que contenga.
4. Realiza una categorización de todas las carpetas con el contenido de cada una de estas como: proyectos, facturas, clientes, etc. También servirá hacer una segunda categorización por año y, luego, por meses.
5. Para una fácil distinción de la categorización, puedes agregar al sistema una asignación de colores para encontrar todo más fácil.
6. Los documentos tienen variaciones, será ideal crear legajos para ir añadiendo más información y asegurarte que todo esté organizado.
7. Deberás almacenar todos los documentos sueltos, por ese motivo lo mejor será que quites, con mucho cuidado, separadores, clips, ganchos, y demás. Si tienes documentos pequeños, como facturas, colócalas en hojas tipo carta para evitar su pérdida.
Sabemos la importancia del almacenamiento de archivos, por esto te aseguramos que siguiendo estos consejos podrás garantizar las mejores medidas de protección y seguridad para ellos. Por otro lado, un servicio de bodegaje de documentos será totalmente eficiente para poder mantener estos elementos en un mismo lugar y de manera organizada, dejando libre un espacio valioso que puedes destinar a algo que requiere mayor relevancia en tu oficina.
Self storage para guardar los documentos de tu empresa: la mejor solución
1. Facilidad de uso: podrás acceder a tu minibodega cuando lo requieras, con la certeza de que nuestro equipo especializado te realizará acompañamiento si así lo requieres, solamente debes solicitar el servicio extra.
2. Seguridad total: nuestras instalaciones y complejos de minibodegas cuentan con monitoreo constante las 24 horas del día para que no te preocupes por la seguridad de tus pertenencias mientras se encuentran en nuestras manos. Adicional a esto, el circuito cerrado de televisión da mayor cuidado a cada uno de los archivos y documentos que nos has confiado.
3. Ubicación estratégica: te ofrecemos diferentes sedes en Bogotá y Barranquilla, cada una ubicada de manera estratégica para que sin importar donde te encuentres, sea OIKOS Storage tu mejor opción de alquiler de bodegas para brindar una solución oportuna a tus necesidades de espacio, y la posibilidad de llegar con mayor facilidad a nuestras instalaciones.
4. Espacio oportuno: independiente de cuál sea tu necesidad, te ofrecemos el depósito ideal para la logística de tu empresa o negocio, así tus archivos y documentos importantes estarán completamente seguros. Para este tipo de elementos te ofrecemos espacios adecuados que rondan entre 1 m3 y 300 m3.
5. Traslado a bodega: siendo uno de nuestros servicios complementarios y adicionales, te lo presentamos hoy como una solución ideal para tu negocio, ya que al adquirir no te debes preocupar por quién llevará los documentos hasta la bodega para archivos ya que seremos nosotros quienes nos encargamos de conducir todo hasta allí.
Lo anterior hace que OIKOS Storage sea ese lugar en el que podrás encontrar una gran alternativa para almacenar lo que necesitas por el tiempo que desees, pues no contamos con cláusulas de permanencia, ¿increíble, verdad? Ahora ya puedes almacenar todo aquello que, en tu oficina, ocupa un espacio valioso.
¡No esperes más y comienza a ahorrar espacio desde ya!
Artículo tomado de OIKOS Storage.
No hay comentarios:
Publicar un comentario