El proceso de recepción de mercancías es una parte fundamental en la cadena de suministro de cualquier empresa. Una gestión eficiente en esta etapa es crucial para garantizar la calidad de los productos, minimizar errores y agilizar el flujo de trabajo. Asimismo, permite que no haya riesgo de pérdidas ni accidentes cuando llegan los productos a los almacenes, por lo cual al hacerlo correctamente se vuelve importante de realizar. Solo es cuestión de cumplir con los objetivos pertinentes para obtener excelentes resultados.
En este artículo de OIKOS Storage, considerando que la recepción de mercancías es esencial para una mejor gestión de almacén, te enseñaremos los pasos clave involucrados en todo el proceso de la administración adecuada de los productos, desde la llegada del envío hasta su almacenamiento y orden oportuno. Además, te brindaremos unas recomendaciones que te ayudarán a complementar esta tarea. ¡Continúa leyendo para que te sea más fácil llevar un sistema de control de mercancías!
¿Qué es la recepción de mercancías?
Durante la recepción de mercancías se llevan a cabo diversas tareas, como la descarga de los productos del vehículo de transporte, la verificación de que la cantidad recibida coincida con la solicitada, la inspección visual para detectar posibles daños o defectos, y la comprobación de la documentación adjunta, como facturas, listas de empaque o certificados.
Una vez realizada, se procede al registro de los datos de las mercancías en el sistema de gestión de inventario de la empresa. Esto incluye información como códigos de productos, fechas de vencimiento, números de lote, entre otros. También se etiquetan y marcan los productos de acuerdo con los estándares de la empresa, facilitando su identificación y seguimiento en el almacén.
Ahora bien, no solo implica recibir los productos físicamente, sino también llevar un control preciso de los inventarios y gestionar cualquier devolución o discrepancia que pueda surgir. En caso de que exista alguna diferencia entre los productos recibidos y los esperados, o si se requiere una devolución, se establecen procesos específicos para abordar estas situaciones, como la comunicación con los proveedores y la ejecución de procedimientos de devolución o reemplazo.
¿Cuál es el procedimiento para la recepción de mercancías?
Cuando piensas en guardar tu mercancía en un lugar seguro, debes recurrir a las mejores bodegas de almacenamiento, así la recepción y registro de mercancías será la más oportuna. Por eso, te explicaremos paso a paso los procesos que se llevan a cabo en esta gestión.
- Programación y planificación: antes de recibir las mercancías, es importante asegurarse de que se haya realizado un pedido correctamente, además de haberse establecido una fecha de entrega. También se deben preparar los documentos necesarios, como la orden de compra y cualquier otro documento requerido por la empresa.
- Inspección física: cuando las mercancías llegan al lugar de recepción, es necesario llevar a cabo una inspección física. Esto implica verificar la cantidad de productos recibidos, verificar su calidad y comprobar si tiene alguna alteración.
- Descarga de la mercancía: luego de haber revisado detalladamente que todo haya llegado bien, es el momento de bajar los productos de los camiones para ubicarlos en la bodega de almacenaje. Aquí es indispensable saber dónde van a situarse y los equipos que se van a utilizar para ello, pues unos irán en estantes diferentes.
- Control de calidad de los productos recibidos: para llevar a cabo un control efectivo de la mercancía que llega al almacén, debes establecer criterios de calidad claros y definidos para los productos, considerando aspectos como el estado físico, las características técnicas y las normas de seguridad. Después, realiza una inspección visual de los productos para detectar daños visibles con respecto a los documentos de envío. Si es necesario, haz pruebas de funcionamiento o muestreo en una muestra representativa de la mercancía.
- Etiquetado y ubicación de las mercancías: para este proceso es necesario etiquetar cada producto con información relevante, como el código de barras, la descripción, el número de lote y la fecha de caducidad si corresponde. Asimismo, se deben seguir las pautas de etiquetado establecidas por la empresa y asegurarse de que las etiquetas estén colocadas de manera clara y visible en cada artículo. En cuanto a la colocación de la mercancía, se debe organizar de forma lógica y sistemática, utilizando métodos como el etiquetado de ubicaciones en el almacén y la clasificación por categorías o características para facilitar la identificación y la gestión eficiente del inventario.
La mejor forma de realizar el proceso de recepción de mercancías
- Maqueta la ubicación de la mercancía y de qué manera vas a disponer el almacén en cuanto a los muelles de carga, la función de los camiones y tipo de mercancía que vaya a desplazarse. También, planea la cantidad de los accesos para que todo salga a la perfección.
- Piensa en la automatización de las tareas para que te resulte más sencillo gestionar las mercancías que entran al almacén, así tendrás un mejor control sobre ella, además de conseguir mejores resultados de los previstos.
- Estandariza los procesos para crear un marco claro y estructurado que asegure la eficiencia y precisión en cada etapa de la recepción de mercancías y de esa manera evitar cometer errores.
Teniendo en cuenta que estas tareas permiten conservar un mejor enfoque y sistematización de los productos almacenados en las bodegas. Ahora debes pensar en guardarlos en empresas expertas como OIKOS Storage. Aquí tendrás la posibilidad de realizar todo este proceso de acuerdo con los lineamientos de la compañía y bajo el acompañamiento oportuno.
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Artículo tomado de OIKOS Storage.
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