En los negocios, los emprendimientos y el hogar es muy habitual que se maneje documentación de todo tipo. Sin embargo, también es bastante frecuente que este tipo de papeles se acumulen, se creen archivos enteros de gran tamaño y que al final las pilas de documentos sean infinitas. Pero, ¿acaso existe una solución?
Afortunadamente, la posibilidad de organizar documentos personales es bastante amplia y existen numerosas estrategias que se pueden tener en consideración para garantizar un mayor orden e incluso proveer más durabilidad de los archivos en el tiempo. Por este motivo, en el blog de hoy te contaremos todo lo que debes saber al respecto. ¡No dejes de leernos!
¿Por qué es importante organizar y guardar tus documentos personales?
Organizar y guardar tus documentos personales de manera adecuada es de suma importancia por varias razones. Al tener tus documentos en orden podrás encontrarlos fácilmente cuando los necesites, ahorrar tiempo y evitar situaciones de estrés desencadenadas al no poder localizar información valiosa en el momento adecuado. Esto te ayudará a llevar una vida más tranquila y a ser más eficiente.
Adicionalmente, mantener tus documentos personales ordenados te ayudará a cumplir con tus obligaciones legales y fiscales, te permitirá proteger información sensible, llevar registro de tu historial personal, familiar o laboral y prepararte para emergencias en caso de que debas acceder a información vital como seguros, pólizas médicas, contactos de emergencia, entre otros.
Descubre dónde guardar documentos personales importantes
Al guardar documentos personales importantes es fundamental elegir un lugar seguro y accesible. Sabemos que existen varias opciones, así que a continuación te compartimos las que consideramos más relevantes:
- Archivadores o carpetas: utiliza archivadores o carpetas con divisiones y etiquetas para organizar tus documentos por categorías (por ejemplo, impuestos, finanzas, salud, propiedades, educación). Asegúrate de guardarlos en un lugar seco y protegido de la humedad.
- Cajas de archivo: opta por cajas de archivo resistentes, preferiblemente a prueba de agua y fuego. Puedes utilizar separadores para clasificar los documentos y mantener un orden claro. Etiqueta cada caja para identificar su contenido fácilmente.
- Cajas de seguridad: para una protección adicional, considera guardar tus documentos valiosos en una caja de seguridad en tu hogar, puesto que son resistentes a incendios o robos. Asegúrate de notificar a una persona de confianza sobre la ubicación y la combinación o llave de la caja en caso de emergencia.
- Archivos digitales: digitalizar tus documentos personales importantes puede ser una excelente opción. Utiliza un escáner para convertirlos en archivos electrónicos y guárdalos en una unidad externa, en la nube o en un disco duro externo encriptado. Asegúrate de hacer copias de seguridad periódicas y mantener la seguridad de tus archivos digitales con contraseñas fuertes.
- Bodegas de almacenamiento: en caso de que tengas un archivo muy extenso, te invitamos utilizar servicios de almacenamiento en Minibodegas que te brinden mayores opciones de espacio, seguridad y protección a la intemperie. Esto es ideal para conservar tus documentos por más tiempo y llevar un registro organizado.
Tips para guardar tus documentos personales
Ahora que ya sabes por qué es valioso ordenar documentos personales y cuáles son los lugares ideales de storage para llevar este proceso a cabo, es momento de que conozcas algunos consejos que te servirán para almacenarlos sin ningún tipo de riesgo. ¡No te los pierdas!
1. Clasifica y organiza: categoriza tus documentos en diferentes grupos, como finanzas, salud, educación, vivienda, etc. Utiliza carpetas, archivadores o cajas de archivo para mantenerlos ordenados. Etiqueta cada contenedor para identificar fácilmente su contenido.
2. Utiliza fundas protectoras: protege tus documentos importantes, como certificados de nacimiento, títulos académicos o contratos, utilizando fundas plásticas transparentes. Esto ayudará a evitar el desgaste y daño causado por el manejo constante.
3. Utiliza cajas de archivo resistentes: si optas por almacenar documentos físicos, elige cajas de archivo duraderas y resistentes al agua y al fuego. Asegúrate de guardarlos en un lugar seguro y seco, lejos de posibles riesgos como inundaciones o incendios.
4. Mantén una lista de inventario: haz un inventario de tus documentos importantes, indicando qué documentos tienes, su ubicación y fechas relevantes. Esto te ayudará a realizar un seguimiento de tus archivos y asegurarte de que no falte nada en caso de necesidad.
5. Actualiza regularmente: revisa tus documentos periódicamente y elimina aquellos que ya no sean necesarios. Actualiza la información cuando sea relevante, como cambios de dirección, números de teléfono o beneficiarios.
Esperamos que estos consejos te sirvan para organizar de manera adecuada tu archivo de documentos y que hayas encontrado un modo de acceder a ellos con mayor facilidad. Recuerda que en OIKOS Storage somos tu más grande aliado y por eso ponemos a tu disposición nuestras bodegas de almacenamiento, que están especialmente diseñadas para suplir todas tus necesidades.
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Artículo tomado de OIKOS Storage.
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