¿Sabe cómo mantener el archivo de su empresa en una bodega?

La conservación y manejo de archivo en una empresa, siempre será una tarea ardua y de tiempo. Preservar y garantizar la protección de todos los documentos importantes, asegura el soporte de todas las transacciones y actividades de la organización.

Cuando el espacio ya no es suficiente para almacenar el archivo, es tiempo de buscar un lugar ideal para recopilar la documentación que se pueda necesitar en un futuro. Reubicar las principales carpetas, no solo va a permitir saber qué es lo que se guarda, sino también, seleccionar que es necesario mantener para el futuro o lo que ya es tiempo de desechar.

Las bodegas en arriendo que OIKOS Storage tiene para el almacenaje de archivos y activos fijos, certifican la preservación de esos registros que ya no son necesarios tener a la mano, pero que tampoco se pueden eliminar.

Importancia de almacenar un archivo

Los documentos físicos y digitales de una empresa, automáticamente se convierten en la memoria colectiva de todas las actividades y negociaciones que hay dentro de la misma. Cuando se hace uso de una bodega externa para almacenar, está debe estar organizada de tal manera, que la búsqueda y archivo de los documentos, deben ser fáciles para la persona encargada.

La labor de organizar y gestionar lo almacenado, en la mayoría de los casos debe ser desarrollado por un personal capacitado para ello, pues entre las características que debe tener está persona, es saber y conocer como se localizan los documentos, carpetas o AZ efectivamente. 

Para desempeñar a cabalidad esta actividad, el auto almacenamiento, es la mejor opción, pues no hay mejor desempeño que el de una persona que este vinculada directamente con todo lo que se hace a diario dentro de la organización, así mismo, puede saber que es relevante, importante y necesario.

¿Cómo se debe organizar?

Cuando de la documentación de la empresa se trata, hay algunos factores que se deben tener en cuenta para su respectivo almacenamiento, y en la mayoría de casos que funcione como soporte para futuras búsquedas y soporte de otros archivos.

Entre los factores que se deben tener en cuenta cuando se hace la mudanza del archivo de la oficina, son:

• Cada cuánto y cómo solicitan la información.

• Existencia de un índice de documentación.

• Relación del contenido de las carpetas por área.

• Criterios para organizar el archivo.

• Fecha: En este caso se debe recordar que la fecha va de la más antigua a la más reciente, de forma consecutiva.

• Claridad en las normas para transferir un archivo semiactivo, activo o histórico.

• Conocimiento respecto a la eliminación y caducidad de cada uno de los documentos.

Finalidad del archivo

El funcionamiento y organización de la documentación empresarial, debe concluirse a partir de los siguientes fines:

• Constituir: Un óptimo y efectivo centro de información y documentación, debe servir como instrumento activo de conservación de papeles de diversas áreas.

• Asegurar la preservación de los documentos allí archivados.

• La información permanente, facilita la consulta de documentos específicos en el momento que sea necesario.

• Mantener el antiguo archivo, permite el soporte y garantía de nuevos papeles.

Para cumplir con estas características, no es necesario contar con un personal específico simplemente con un adecuado orden e inventario, se puede lograr un productivo self storage de archivos.

¿Cómo clasificar lo almacenado?

Cuando se habla de conservar expedientes significativos de la empresa, no solamente se debe tratar de papeles en físico o archivos digitales, pues los enseres también forman parte de la memoria colectiva de la misma. En este caso, la distribución debe ser equitativa, tanto la del archivo documental, como, parte de la bodega para guardar muebles y accesorios importantes.

Para preparar y crear un sistema de archivo de calidad, el cual facilite la búsqueda y archivo de nueva documentación, este, debe tener en cuenta:

• División o unión por áreas

• El orden de carpetas y papeles, debe ser en alfabéticamente, numérica o alfanumérica.

• Según la necesidad y la solicitud de lo almacenado, así mismo debe ser el sistema de archivo, pues no todas las empresas y no todos los documentos pueden ser llevados de la misma forma.

• El archivo de carpetas por orden alfabético, facilita la búsqueda y encuentro de lo que se busca.

• Utilización de hojas índice permite un registro exacto y rápido de lo que se desea averiguar.

Si desea conocer más sobre ¿cómo debe arrendar una bodega para conservar el archivo de su compañía? no dude en contactarnos. En OIKOS Storage somos su mejor aliado para almacenar sus documentos más preciados.