Pasos para hacer un inventario eficiente

 

Para hacer un inventario eficiente, organiza y clasifica los productos, utiliza tecnología como software de gestión, realiza conteos periódicos.

Cuando se trata de tener una buena gestión de los productos de un negocio, es necesario contar con la claridad del stock que se está manejando. Para ello, debe realizarse un inventario en el cual haya un orden y mayor productividad, así habrá un control exacto de las existencias y se evitarán pérdidas, sobrestock y desabastecimiento. 

 

En la siguiente nota, reconociendo lo importante que es esta tarea, te mostraremos detalladamente lo que debes hacer para que la organización empresarial sea exitosa. ¡Quédate y no pierdas de vista la información que te compartiremos en OIKOS Storage!

 

Paso 1: Preparación

 

En esta etapa, planifica el proceso de inventario para asegurar que se lleve a cabo de la mejor manera posible. Comienza por definir claramente los objetivos y establecer un cronograma que incluya fechas específicas para cada fase del proceso. Es indispensable contar con todo el material necesario, como listas de verificación, etiquetas, dispositivos de escaneo, y cualquier otro equipo que facilite el conteo y el registro de productos. De esta manera, se facilitará la organización y se reducirá el margen de error. 

 

Ten en cuenta que dependiendo de la cantidad de productos guardados, debes escoger el tamaño adecuado de las bodegas de almacenamiento para que no haya limitaciones de espacio y dispongas ordenadamente de los artículos guardados. 

 

Paso 2: Categorización

 

Clasifica los productos en categorías o secciones para facilitar el recuento. Esto puede basarse en el tipo de producto, su ubicación, o cualquier otro criterio relevante para tu negocio. Por ejemplo, te recomendamos que empieces por agrupar la mercancía según sus características y usos, luego ubícala estratégicamente, después categoriza de acuerdo con la frecuencia de venta o uso y etiqueta desde el valor mayor hasta el menor.

 

Paso 3: Recuento físico

 

Para este proceso, se sugiere que dos personas mínimo hagan el control de stock, pues una de ellas tendrá que encargarse de contar los productos, y la otra registrar los datos. Esta colaboración permite una verificación cruzada inmediata, reduciendo significativamente la posibilidad de errores y mejorando la exactitud del inventario.

 

Por lo tanto, hay que tener en cuenta todos los artículos presentes en el almacén, así como aquellos que están en tránsito o pendientes de recibir. También los productos defectuosos, dañados o que se reservaron para devoluciones.

 

Paso 4: Registro de datos

 

Al llevar a cabo el recuento de la gestión de inventario, deberás registrar los datos manualmente, o si así lo prefieres, puedes recurrir a algún programa especializado que automatice el proceso. Recuerda que toda información escrita dependerá de lo que se obtuvo durante los anteriores puntos.

 

Paso 5: Reconciliación y análisis

 

Finalmente, compara los datos registrados con las cifras del inventario teórico para identificar discrepancias. Investiga y resuelve cualquier diferencia encontrada. Analiza los resultados para detectar patrones, ajustar niveles de stock y mejorar la gestión del inventario en el futuro.

 

Ten en cuenta que el self storage que realices en cada paso del proceso te ayudará a que tus productos sean más fáciles de manejar, sin contratiempos y estén siempre disponibles cuando los necesites. 

 

¿Con qué frecuencia se debe realizar un inventario?

 

Si bien al alquilar bodegas pequeñas contribuirá a que la administración del stock sea más sencilla de llevar a cabo. Por eso, como recomendación, lo mejor es que la regularidad de esta tarea la hagas según el tipo de negocio y necesidades que tengas. Sin embargo, te presentamos algunos consejos de temporalidad generales.

 

- Inventario perpetuo: este tipo de inventario se realiza de manera continua, registrando cada entrada y salida de productos en tiempo real. Es ideal para negocios que manejan grandes volúmenes de mercancía y que requieren un control constante y actualizado del stock.

 

- Inventario cíclico: se hace en intervalos semanales, mensuales o trimestrales. Este método es adecuado para empresas que desean mantener un control sin necesidad de registrar cada movimiento de manera inmediata. Es útil para detectar discrepancias y ajustar el inventario de forma periódica.

 

- Inventario anual: un inventario una vez al año es una práctica común en muchas empresas, especialmente para cumplir con requisitos fiscales y contables. Aunque es menos frecuente, proporciona una visión global del inventario y ayuda a identificar problemas mayores.

 

- Inventario por temporada: algunos negocios, como los minoristas de moda o las tiendas de productos estacionales, pueden optar por inventarios al comienzo y al final de cada temporada. Esto les ayuda a gestionar mejor las existencias y a planificar las compras de la siguiente temporada.

 

- Inventario de seguridad: además de los inventarios programados, son recomendables los inventarios adicionales si se detectan irregularidades, después de eventos significativos como mudanzas de almacén, cambios en el personal clave o auditorías externas.

 

Con lo descrito hasta aquí, puedes notar que un inventario, por lo general, proporciona un equilibrio y control de los materiales almacenados en las bodegas de empresas o negocios. Así que conociendo los pasos correctos para llevar a cabo un inventario funcional, podrás almacenar tus pertenencias con seguridad y comodidad.

 

No olvides que si quieres guardar tu mercancía en un buen sitio, las bodegas en Bogotá de OIKOS Storage son las más adecuadas para satisfacer tus necesidades. Con instalaciones modernas, servicios de seguridad avanzados y opciones de almacenaje flexibles, te ofrecemos la tranquilidad y confianza que necesitas para proteger tus bienes. 

 

Nuestro equipo profesional encargado de las Minibodegas en Bogotá está comprometido en brindarte la mejor experiencia de almacenamiento, propendiendo la seguridad, comodidad y cuidado de tus pertenencias.

Artículo tomado de OIKOS Storage