La acumulación de archivos de valor dentro de una compañía es una práctica que muchas veces no se gestiona de la mejor manera; especialmente, porque existen grandes volúmenes de documentos que no pueden ser desechados debido a su vital importancia y a que ayudan a llevar la trazabilidad de las gestiones internas. Por esta razón, cada vez más emprendimientos o negocios han empezado a buscar soluciones de espacio a través de bodegas para archivos y han logrado despejar sus áreas de manera dinámica cuando toman la decisión de optar por el almacenamiento externo.
En OIKOS Storage sabemos que lo más importante del bodegaje de documentos es que siempre estén protegidos y se dispongan con facilidad de acceso para que su organización sea óptima. Sin embargo, para ahondar aún más en esta temática, te invitamos a que nos acompañes en la lectura de esta nota y descubras los principales consejos que necesitas saber para el correcto almacenamiento de documentos físicos. ¡No te lo pierdas!
¿Cómo puedo almacenar archivos físicos de forma correcta?
En caso de que tu empresa o negocio esté pensando en tener un archivo eficiente, ordenado y con todo lo necesario para gestionar procesos internos, es fundamental que se tenga en cuenta tres puntos clave:
- Hacer una categorización de tus archivos.
- Contar con una correcta administración de los archivos (materiales, espacios, etc.).
- Gestionar todos los documentos (capacitaciones, procesos de archivos, entre otros).
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Para poder ejecutar las acciones anteriores de forma correcta en el bodegaje de documentos, resulta vital seguir una serie de pasos que se enfocan de manera específica en las tareas que tienen que llevarse a cabo para categorizar, administrar y gestionar de forma adecuada los archivos de tu negocio. A continuación te compartimos los más importantes:
- Ten en cuenta los materiales que utilizas: busca materiales que ayuden a conservar tus documentos, como carpetas que sean resistentes a cualquier agente externo o ganchos de plástico para evitar que los papeles se llenen de óxido. Recuerda que de este tipo de decisiones depende que tu archivo se conserve en perfecto estado.
- Recurre a cajas especiales: es importante que adquieras cajas especiales para el almacenamiento de archivos. Aunque las cajas convencionales hacen un buen trabajo, aquellas que son especiales para documentos ayudan a prevenir el daño del papel por roedores o el contacto directo con polvo, humedad y agentes externos contaminantes.
- Categoriza tu archivo: realiza una categorización de todas las carpetas que tengas según su contenido: proyectos, facturas, clientes, etc. Luego, esos pequeños grupos divídelos por año y por meses, con el objetivo de que puedas llevar una trazabilidad completa de tus documentos y acceder a ellos de forma más ágil en caso de que sea necesario.
- Marca tus cajas: con el objetivo de poder llevar un mejor control del tipo de archivos o documentos que estás almacenando, es de vital importancia que masques cada una de tus cajas de forma precisa. Te recomendamos que pongas etiquetas resistentes y que cada contenedor especifique qué tipo de papeles se pueden encontrar en el interior (el contenido, año y mes).
- Asigna códigos de color: para una fácil distinción de la categorización a la distancia, puedes agregar al sistema que has creado una asignación de colores para encontrar todo de manera más sencilla. Por ejemplo, las etiquetas de los proyectos pueden ser azules, las de facturas amarillas y las de clientes verdes. Así, además de ser más organizado, podrás encontrar con un simple vistazo los documentos que requieres e identificar sus categorías.
- Organiza tus documentos sueltos: mientras estás organizando, es normal que encuentres archivos sueltos que no terminan de encajar en ninguna de las categorías asignadas. En este caso, te recomendamos retirar con mucho cuidado los separadores, clips, ganchos y demás, para luego ubicarlos de forma organizada en una categoría especial. Si tienes documentos pequeños, como facturas, colócalas en hojas tipo carta para evitar su pérdida.
Al seguir estos consejos podrás poner en práctica el bodegaje de documentos y notar las innumerables ventajas que esto le puede traer a tu empresa. Recuerda que contar con espacios estratégicos como bodegas de almacenaje es un primer paso ideal para lograr una mejor dinámica de archivo en tu empresa y gestionar organizadamente cada documento que entra o sale.
Minibodegas para guardar documentos físicos de tu empresa
Gracias a nuestro compromiso con las empresas y negocios hemos logrado convertirnos en el aliado perfecto en cuanto a bodegas para guardar archivos y también al momento de brindar servicios complementarios que hacen aún mejor la estadía de tus artículos en nuestras instalaciones. Recuerda que cuando confías en OIKOS Storage, es posible acceder a:
- Pagos proporcionales a la unidad de almacenamiento que escojas y contratos sin cláusulas de permanencia. Tú decides cuánto espacio necesitas y por cuánto tiempo quieres utilizarlo.
- Equipo humano y personas capacitadas a tu disposición para cuando requieras de espacio extra, realizar pagos o desees averiguar más sobre nuestros servicios complementarios.
- Minibodegas entre 1?m³ y los 300?m³ para que la cantidad de archivos que decidas almacenar cuenten con el espacio pertinente y justo.
- Complejos de minibodegas con circuito cerrado de televisión y servicio de monitoreo constante, lo que te brinda seguridad y atención constante en tu unidad de almacenamiento.
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Esperamos que esta información te sea de gran utilidad para que puedas dar el siguiente paso y alquilar una bodega para archivos ideal para las necesidades de tu empresa. En OIKOS Storage llevamos más de 10 años de trayectoria ayudando a los colombianos a solucionar sus problemas de espacio y por eso sabemos que podemos brindarte los mejores servicios a ti o a tu empresa. No lo pienses más, ¡contáctanos hoy mismo!
Artículo tomado de OIKOS Storage.
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