¿Cómo almacenar archivos en minibodegas de self storage?

 

Conserva tus documentos físicos en cajas de archivo que impidan el desgaste de materiales indispensables en la gestión de tus procesos empresariales. Conoce la forma correcta de almacenar tus documentos con las ventajas y beneficios que te ofrece OIKOS Storage.

El crecimiento laboral y profesional de una empresa tiene una historia y un registro propio comúnmente conocido como material de archivo. La información más sensible y todo el historial de facturación, nómina, entre otros documentos físicos de vital importancia son almacenados en cajas de archivo que pueden ocupar demasiado espacio a medida que pasa el tiempo. La falta de espacio para archivo es un problema que comparten muchas empresas que no cuentan con un área adecuada para el almacenamiento de documentos físicos, por eso hoy en OIKOS Storage te contamos cómo puedes organizar adecuadamente este material en minibodegas de self storage, ¡sigue leyendo y no te pierdas ningún detalle de esta nota!

¿Qué empresa no está llena de documentos? Generalmente, la acumulación de archivos importantes dentro de una compañía es más común de lo que se cree, sobre todo porque existen documentos que no pueden ser desechados debido a su vital importancia. Contar con un lugar idóneo para el almacenamiento de archivos físicos te ayudará a llevar un registro más eficiente que cuente con todas las condiciones necesarias para su conservación. Lo más importante dentro del almacenamiento de documentos es que haya un orden específico y la bodega de archivo cuente con las características necesarias para facilitar la ubicación de todos los elementos.
 

¿Cómo se almacenan correctamente los documentos físicos? 
 

Como sucede con cualquier otro sistema de organización, para almacenar documento físico puedes seguir una serie de consejos que te ayudarán a tener un archivo eficiente, ordenado y con todo lo que necesitas tener a mano a la hora de gestionar tus procesos. 

En OIKOS Storage somos expertos en almacenar todo tipo de implementos, por eso te recomendamos comenzar catalogando tus archivos, puedes implementar un sistema alfanumérico o temático dependiendo del tipo de documentos con los que cuentes. Esta categorización te facilitará hacer una administración del material con el que cuentas y gestionar los documentos según el uso que les dé dentro de procesos de contratación, capacitaciones, estados de cuenta, entre otros. También puedes intentar poner a prueba estos tips dentro de tu espacio de almacenamiento para que la conservación de tus archivos en minibodegas tenga mejores resultados:
 

1. Busca los materiales adecuados que te ayuden a conservar mejor los documentos. Por lo general, se suelen usar carpetas que sean resistentes a cualquier agente externo y ganchos de plástico para evitar que los papeles se llenen de óxido.

2. Adquiere cajas especiales para el almacenamiento de archivos, estas son ideales para prevenir la presencia de roedores o el contacto directo con el polvo y la humedad.
 

3. Etiqueta todo el material de archivo para que pueda organizarse mejor y te permita acceder a todo el contenido de manera más oportuna. 
 

4. Realiza una categorización de todas las carpetas de acuerdo con el contenido de cada una de estas. Puedes dividirlas por: proyectos, facturas, clientes, etc. Si quieres ser más específico con el sistema de categorización puedes implementar un segundo nivel de organización por año, meses o días. Para una fácil distinción, agrégale a la categorización una asignación de colores para que puedas encontrar todo más fácil.
 

5. Crea grupos de archivo por legajos para ir añadiendo nueva información sin afectar ningún detalle de la organización. Almacenar todos los documentos de manera separada para que puedas acceder de manera más oportuna a ellos, por ese motivo lo mejor será que quites, con mucho cuidado, los separadores, clips, ganchos, entre otros implementos de grapado. Si tienes documentos pequeños, como facturas, colócalas en hojas tipo carta para evitar su pérdida.
 

Sabemos lo importante que es para ti el almacenamiento de archivos, por eso te aseguramos que siguiendo estos consejos podrás garantizar las mejores medidas de protección y seguridad para todos ellos. Recuerda que un servicio de bodegaje específico para documentos es la forma más eficiente de mantener estos elementos en un mismo lugar y de manera organizada, dejando libre un espacio valioso que puedes destinar a una área de trabajo que requiera mayor relevancia en tu oficina.
 

Beneficios de almacenar archivos físicos en una mini bodega
 

Ahora que ya sabes cómo puedes almacenar correctamente todos tus archivos, te vamos a contar por qué es importante almacenar estos documentos en minibodegas. Estos son todos los beneficios que te garantiza contar con este tipo de espacios: 
 

1. Facilidad de uso: podrás acceder a tu minibodega cuando lo requieras, con la certeza de que nuestro equipo especializado te realizará acompañamiento si así lo requieres, solamente debes solicitar el servicio extra.
 

2. Seguridad en todo momento: nuestras instalaciones y complejos de minibodegas cuentan con monitoreo constante las 24 horas del día para que no te preocupes por la seguridad de tus pertenencias mientras se encuentran en nuestras manos. Adicional a esto, el circuito cerrado de televisión le brinda un mayor cuidado a cada uno de los archivos y documentos que nos has confiado.
 

3. Ubicación estratégica: te ofrecemos diferentes sedes en Bogotá, Cali y Barranquilla, ubicadas en zonas estratégicas para que puedas llegar con mayor facilidad a nuestras instalaciones y mover tus mercancías a los centros de despacho de cada región. Sin importar donde te encuentres, siempre vas a contar con OIKOS Storage. Somos tu mejor opción al momento de buscar bodegas que le den una solución oportuna a todas tus necesidades de espacio. 

4. Espacio oportuno: independiente de cuál sea tu necesidad, te ofrecemos el depósito ideal para la logística de tu empresa o negocio, de este modo tus archivos y documentos importantes siempre estarán completamente seguros en todo momento. Para este tipo de elementos te ofrecemos espacios que rondan entre 1 m³ y 300 m³. 
 

5. Traslado directo de tu oficina a nuestras bodegas: este es uno de nuestros servicios complementarios y adicionales que hemos implementado como una solución ideal para tu negocio, ya que al adquirirlo no tienes que preocuparte por quién llevará los documentos hasta la bodega para archivo, seremos nosotros quienes nos encargaremos de conducir todo hasta allí.
 

OIKOS Storage es el lugar perfecto en el que podrás encontrar una gran variedad de alternativas para almacenar todo lo que necesitas por el tiempo que desees, somos de las únicas empresas que no cuenta con cláusulas de permanencia debido a que estamos pensando siempre en implementar soluciones para tu comodidad. ¡No lo dudes más y arrienda una mini bodega justo ahora! Ya no hay excusas para almacenar todo ese material de archivo que no cabe en tu oficina y que ocupa un espacio que podrías estar utilizando de mejor modo. ¡Habla con nosotros! Estaremos felices de atenderte y asesorarte en todo lo que necesitas. 

Artículo tomado de OIKOS Storage.