El archivo de una empresa es un elemento sumamente importante, además, su correcta gestión depende de la organización que existe dentro de cada compañía. Por eso, creemos relevante contarte cómo mantener y administrar el archivo de tu empresa en una bodega y todas las ventajas que esto ofrece.
La conservación y manejo de archivos en una empresa, es una tarea que requiere de mucho compromiso, tiempo y cuidado. Esto se debe, a que tomarse el trabajo de preservar y garantizar la protección de todos los documentos importantes exige mucha atención al detalle y también es una manera de asegurar que exista un soporte de todas las transacciones y actividades de una empresa.
Es normal que los documentos se acumulen, que se multipliquen las cajas y que el espacio ya no sea suficiente para almacenar el archivo. Cuando esto sucede, es crucial buscar un lugar ideal para reubicar la información, disponer de todos los archivos de forma ordenada y clasificar de manera eficiente todas las carpetas para seleccionar lo que es necesario guardar o desechar.
Debido a la importancia del correcto bodegaje de archivos, en la nota de hoy queremos que sepas cuáles son los beneficios de almacenar con seguridad y orden todos los archivos de tu negocio o empresa. Y, que además, aprendas un par de tips que serán de gran utilidad para preservar todo tu material en óptimas condiciones. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es el almacenamiento de documentos?
El bodegaje de documentos físicos y digitales de una empresa, es una forma de llevar un registro real y detallado de todas las actividades y negociaciones que suceden en una compañía. Sin embargo, además de guardar estos datos, la tarea de almacenamiento también facilita el acceso y la búsqueda de archivos, por lo que permite que exista eficiencia y organización.
Para desempeñar correctamente esta actividad, es recomendable asignar a una persona que esté capacitada para reconocer los archivos importantes de la empresa, que tenga conocimiento en gestión documental o archivística y que además sepa guardar y localizar los documentos según parámetros de organización establecidos.
Además, la organización de la documentación empresarial, se debe constituir a partir de los siguientes parámetros:
- Se debe constituir un centro de información y documentación que debe servir como instrumento activo de conservación de papeles de diversas áreas.
- Se debe asegurar la preservación de los documentos archivados.
- Se debe facilitar la consulta de documentos específicos en el momento que sea necesario.
- Se debe mantener un archivo antiguo, que brinde el soporte y las garantías necesarias de los nuevos papeles.
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Tipos de almacenamiento de documentos
Dependiendo de los documentos que se vayan a archivar o de los recursos que maneje una empresa, pueden existir diferentes formas en las que se dispone una bodega para archivos. Por solucionar esta cuestión, existen varios tipos de almacenamiento de documentos:
- Archivos de gestión o activos: es un tipo de archivo que maneja constante movimiento con la entrada y salida de datos, ya que se mantiene relevante o actualizado según los requerimientos de la empresa.
- Archivo central: cuando los documentos han perdido algo de vigencia, pero aún es importante custodiar y gestionar la documentación producida por el negocio, entonces se almacenan en este tipo de archivos.
- Archivo histórico: este tipo de almacenamiento se lleva a cabo cuando existen documentos que deben conservarse permanentemente, aunque ya no se utilicen con frecuencia.
¿Cuál es el procedimiento a seguir para archivar documentos?
Cuando se habla de conservar expedientes significativos de una empresa o de la utilidad de las bodegas para archivos, es esencial que los documentos permitan entender cuál es el material con el que se dispone de manera física para las ventas. Por eso, para preparar y crear un sistema de archivo de calidad, se debe tener en cuenta:
- La división de los documentos debe ser por especialidad o áreas.
- El orden de carpetas y papeles debe cumplir con un orden alfabético, numérico o alfanumérico.
- Se debe priorizar la documentación según la regularidad con la que se solicita la información.
- Debe existir un índice de documentación.
- Se debe recordar que las fechas se organizan de la más antigua a la más reciente y de forma consecutiva.
- Debe existir claridad en las normas para transferir un archivo de gestión, central o histórico.
- Se debe tener en cuenta la caducidad de cada uno de los documentos.
En OIKOS Storage queremos que todos sus procesos empresariales, de bodegaje industrial y de almacenamiento se den de la mejor manera. Por eso, ofrecemos soluciones clave y compartimos tips que consideramos esenciales para que tu bodega para empresas esté siempre organizada y cumpla con la finalidad de traer más orden a tu vida. No lo pienses más, ¡nosotros te ofrecemos el servicio que necesitas!
Artículo tomado de OIKOS Storage.
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