Si necesitas más espacio porque tu negocio crece, o si buscas una mejor ubicación, es esencial que planifiques el trasteo. Descubre en esta nota algunos consejos para no morir en el intento.
Llega un momento en la vida del empresario cuando es tiempo de hacer cambio de oficina por múltiples razones: sea porque deberán hacer contratación a más personas, porque la capacidad para nueva mercancía quedó reducida o simplemente la infraestructura de la empresa ya no cumple con tus expectativas, ¿qué tiene todo esto en común? La respuesta es el espacio, y podrás solucionarlo con una variedad de tipos de minibodega para almacenar.
Hoy te ayudaremos a identificar si debes o no hacer el cambio y cómo organizar una mudanza de oficina en caso de que así sea necesario, ¿estás listo para empezar?
5 razones para saber que debes cambiar de espacio
1. No estás en el lugar correcto
La ubicación estratégica es primordial para el éxito; quizás estás en una zona peligrosa o no deseada, y eso sea lo que ocasione tus pocas ventas. Además, estar en un punto estratégico te permitirá estar cerca de tus clientes, proveedores o de algunos tipos de bodegas para empresas que sirvan para agilizar tus procesos. Ahorra tiempo de trayecto y ubícate en un lugar que mejore todos estos aspectos.
2. Necesitas más espacio
Es una de las más fáciles de detectar porque, de alguna u otra manera, los métodos de almacenamiento que estás aplicando ya no servirán debido a que los espacios se hacen cada vez más limitados. Tus colaboradores necesitarán de un lugar de descanso, reuniones o una cafetería. Si además de estos motivos deseas ampliar tu equipo de trabajo, no dejes que la falta de espacio sea la razón de impedimento.
3. Los costos se salen de las manos
¿Tienes un lugar muy grande para almacenar más pero el espacio no es eficiente para ti? Estos grandes locales u oficinas podrían desajustar tus cuentas a fin de mes. Por eso, el almacenamiento en minibodegas será la solución a cada uno de tus problemas de storage porque tienes la oportunidad de elegir el tamaño justo que necesitas, y así podrás trasladarte a una oficina que se ajuste a tus ingresos mensuales.
4. El lugar no representa tu marca
Más allá de las necesidades de espacio y crecimiento, el lugar donde estás deberá ser parte de la identidad de tu marca y que atraiga a la cantidad de clientes que necesitas; entonces, si la imagen de tu empresa está en proceso de cambio, podrá ser el momento ideal para que el espacio físico comience a proyectarlo.
5. El contrato está a punto de vencer
Una de las razones más obvias para comenzar a buscar otro espacio si el actual no satisface tus necesidades. Si quieres darle un nuevo giro a tu empresa, comienza por el espacio correcto y organiza, mientras tanto, cada uno de tus elementos en diferentes bodegas de almacenaje para evitar la pérdida de documentos y elementos importantes.
Lo importante de tomar la decisión es contar con un aliado que te ayude a hacer este proceso de cambio más simple, y OIKOS Storage es la empresa que te dará la mano para agilizar todos los procesos del cambio de tu oficina, a otra que cumpla con todas tus expectativas.
¿Cómo planear la mudanza de mi oficina?
1. Realiza un cronograma de mudanza
Planificar es la recomendación de los expertos al momento de realizar un trasteo. Cuando se trata de un plan de mudanza para oficina es vital tomar en cuenta los tiempos para cumplir los objetivos del negocio, honrar la promesa de servicio a los clientes y no comprometer la productividad de los colaboradores.
Lo ideal es contar con una fecha de mudanza y un estimado del tiempo necesario para ubicar todo el mobiliario, instalar los equipos y organizar el espacio de trabajo.
Es posible que necesites proveedores de servicios especializados, como instaladores de líneas telefónicas o especialistas en redes informáticas. Por ello, durante la planificación del trasteo, comunícate con los supervisores de cada área de tu compañía para conocer sus requerimientos y realizar un plan de embalaje.
2. Optimiza el espacio en tu nueva oficina
Oficina nueva, espacios nuevos. Así que el mejor plan es optimizar. Si evalúas lo que tienes en la oficina —mobiliario, archivadores, equipos, libros contables, documentos y hasta adornos de navidad— seguramente encontrarás muchas cosas que se han acumulado con el paso del tiempo y que ocupan espacio, pero que no es necesario tenerlas a la mano.
Una mudanza de oficina puede ser la oportunidad perfecta para librarnos de ellas o para utilizarlas en nuevos fines.
Una excelente opción es acondicionar una minibodega a la que puedas acudir cada vez que la necesites. Disponer de mayor espacio en tu oficina brindará comodidad a tus colaboradores y permitirá tener más puestos de trabajo para aumentar la productividad y los ingresos si tu negocio está creciendo.
3. Renta una minibodega
Cuando a la oficina a la que te mudas le hacen falta detalles de remodelación o de acondicionamiento, es ideal contar con un espacio como un alquiler de bodegas temporal para algunos bienes.
Allí podrás guardar mercancía, mobiliario, archivos o inventarios que merecen cuidados especiales. Sin cláusulas de permanencia, dispondrás de un espacio por el tiempo que requieras y con las medidas que necesites.
Lo más recomendable es contar con una empresa que te permita adaptar el espacio; por ejemplo, que puedas reducirlo o aumentarlo según la rotación del inventario. Así disminuirán los costos por arrendamiento y evitarás pagar por espacios no utilizados.
4. Contrate expertos en mudanza
Trasladarse de oficina no es sencillo y toma tiempo. Lo mejor es contratar a una empresa especializada en transporte de mercancía que te ayude a planificar y ejecutar tu trasteo.
Algunas de las ventajas de contar con un aliado son apoyo logístico, protección de bienes, pólizas de seguros, ascensores de carga u optimización de tiempos, entre otras. Antes de escoger la empresa para esta tarea, asegúrate de que sea experta y confiable.
5. Avísale a tus clientes y proveedores
La fidelidad con clientes y proveedores es clave para el éxito de un negocio y, aunque la mudanza implica mucha presión, no debes olvidar notificarles que tienes nueva dirección.
Para que tu negocio siga andando mientras realizas tu trasteo, puedes contratar un espacio en el que la mercancía se reciba y se distribuya adecuadamente sin tener que preocuparte.
Mudarte de oficina puede ser una tarea mucho más sencilla y eficiente si sigues estos consejos. Así que, si planificas expandir tu negocio, recuerda contar con expertos que te apoyen en la logística, rentar una minibodega para optimizar tus espacios y notificar a tus clientes y proveedores el cambio de tu dirección.
En nuestras sedes contamos con depósitos para empresas con espacios desde 1 m3 hasta 300 m3 para que puedas guardar desde algunos archivos, hasta todos los muebles de tu empresa, además ¡tú decides el tiempo porque no contamos con cláusulas de permanencia!
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Artículo tomado de OIKOS Storage.
